Agiles Arbeiten: So gelingt die Umsetzung

Unsere Arbeitswelt wird immer komplexer, schnelllebiger und dynamischer und der Markt verlangt von Unternehmen, sich entsprechend anzupassen. Die Antwort hierauf ist agiles Arbeiten, ein Konzept, das von mehr Beweglichkeit, Wendigkeit und Schnelligkeit geprägt ist und alte Hierarchien und unflexible Prozesse aufbricht. Der Kunde steht dabei immer im Vordergrund.

In diesem Beitrag betrachten wir dieses moderne Arbeitskonzept, geben Aufschluss über seine Vor- und Nachteile und helfen Ihnen dabei, agiles Arbeiten auch in Ihrem Unternehmen einzuführen.

Was versteht man unter agilem Arbeiten? Eine Definition

Agilis kommt aus dem Lateinischen und bedeutet: «von großer Beweglichkeit zeugend, regsam und wendig». Agiles Arbeiten legt einen Fokus auf eine optimierte Zusammenarbeit im Team oder in Projektgruppen und ermöglicht so ein schnelles Reagieren auf die Anforderungen von Kunden und Märkten.

Entscheidungen werden nicht mehr nur von Führungskräften, sondern von den Teammitgliedern selbst getroffen. Die Projektgruppen sind weitestgehend selbstständig und arbeiten unter Berücksichtigung der Unternehmensziele immer auf das beste Kundenerlebnis und den besten Kundennutzen hin.

In der Natur hat die Evolution über Jahrmillionen gezeigt, dass nur die Anpassung an die Umgebung und an neue Situationen und Rahmenbedingungen ein Überleben sichern kann. Dies haben nun auch Unternehmen erkannt und passen sich an eine neue digitale Welt an.

Wann ist agiles Arbeiten angebracht?

Agiles Arbeiten kommt ursprünglich aus der Softwareentwicklung. Handelt es sich bei einem Vorhaben um einen ebenso komplexen Zusammenhang, ermöglichen agile Methoden eine deutlich optimierte Realisierung.

Komplexe Zusammenhänge sind immer dann gegeben, wenn Faktoren zu berücksichtigen sind, die man kaum abschätzen kann, die von Außen und Innen auf ein Projekt einwirken und deren Beeinflussungen immer wieder zu neuen Anpassungen führen. Gesetze können sich ändern, ein wichtiger Konkurrent könnte entweder ein neues Produkt herausbringen oder aber Konkurs gehen. Es könnten während der Entwicklung neue Techniken zur Verfügung stehen, oder, oder, oder…

Was umfasst eine agile Arbeitsweise?

Nur, weil Sie ein Projektteam mit einigen Kompetenzen ausstatten oder einige Prozesse etwas beschleunigen, arbeiten Sie noch lange nicht agil. Eine agile Arbeitsweise erfordert ein grundsätzliches Umdenken und ein systematisches Vorgehen, welches auf sechs Grundprinzipien beruht:

1. Eigenverantwortung und Freiwilligkeit

Agile Teams finden sich selbst. Kollegen sollten keinen Teams zugeteilt werden, sondern sich ganz organisch bilden. Sie arbeiten fast vollkommen selbstständig und in großer Eigenverantwortung. Natürlich sind sie in das Unternehmen eingebunden und folgen den allgemeinen unternehmerischen Richtlinien, Visionen und Zielen, jedoch ohne lange Wege bis zur Entscheidungsfindung gehen zu müssen.

Jedes Team, das idealerweise aus fünf bis acht Personen besteht, ist dabei nur so gut wie sein schwächstes Glied. Mitglieder, die die Ideale der Gruppe nicht teilen oder sich dem Ziel nicht verschrieben fühlen, müssen im Zweifel ausgetauscht werden. Auch das ist wie in der Natur – nur die Starken gewinnen.

2. Ein eindeutiges Leitbild

Damit alle Teammitglieder am selben Strang ziehen, ist ein eindeutiges Leitbild erforderlich. Hieran orientieren sich alle Beteiligten und treffen ihre Entscheidungen. Gerade dieser Phase sollte viel Zeit gewidmet werden. Je besser die Ziele und das Leitbild definiert sind, desto besser können alle an deren Erreichung arbeiten. Im Rahmen der Gestaltung der Vision gilt es stets den Kundennutzen an oberster Stelle zu sehen, das «Warum» zu hinterfragen und sich den Mehrwert des Projektziels bewusst zu machen.

3. Der Kunde steht im Zentrum

In agilen Teams wird immer aus Kundensicht gearbeitet. Die Zentrierung des Kunden in den Mittelpunkt des Projekts ist ein wesentlicher Charakterzug agiler Methoden. Dabei sollen aber nicht nur Kundenwünsche theoretisch betrachtet, sondern die Kunden in den Entstehungsprozess eingebunden werden. Hierzu zählt auch die ständige Kommunikation mit dem Kunden über den Fortschritt des Projekts.

Durch die frühe Entwicklung von nutzbaren Prototypen erhalten die Kunden die Möglichkeit, in einem sehr frühen Stadium bereits eine erste Version des Produktes zu sehen und zu erleben. Auf diese Weise können bereits vor der Implementierung Optimierungen gemacht werden.

4. Kommunikation und Feedback

Ein weiterer, wesentlicher Stützpfeiler von agilem Arbeiten im Team ist der sehr hohe Grad an Kommunikation und Feedback. Jedes Teammitglied hält alle anderen ständig über den Fortschritt auf dem Laufenden. In regelmäßigen Abständen werden die Ergebnisse von allen auf den Prüfstand gestellt, optimiert, verändert, angepasst und neu priorisiert. Nur so ist es möglich, neue Erkenntnisse und Umstände, Kundenfeedback, Stolpersteine und andere Veränderungen zu berücksichtigen und neue Wege zu finden, das Ziel zu erreichen.

In agilen Teams wird nicht erst bis zum Ende des Projektes gewartet, um Feedback zu geben und es beim nächsten Mal besser zu machen. Hier wird ein ständiger Austausch gepflegt und konstantes Feedback zur weiteren Optimierung des Produktes und der Arbeitsweise genutzt.

5. Kurze, knackige Zeitintervalle

Im Idealfall werden Meilensteine in einem Intervall von ein bis vier Wochen gesetzt und dann überprüft, was erreicht wurde. Dadurch kann man viel schneller auf Probleme und mögliche Verzögerungen reagieren und sich entsprechend anpassen, neue Ressourcen freistellen oder umschichten.

6. Werte schaffen und Fokussieren

Nur, wenn die Mitglieder eines agilen Teams ihre Aufgaben stets hinterfragen, eindeutige Prioritäten schaffen, sich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren und diese dann nacheinander strukturiert abarbeiten, wird das Projekt Erfolg haben. In guten agilen Teams gibt es nur Leute, die gemeinsam einen Mehrwert für den Kunden schaffen wollen, aber dabei natürlich auch die Interessen des Unternehmens nicht aus den Augen verlieren. Dies gelingt am besten, wenn das zu Beginn erarbeitete Leitbild ganz klar und eindeutig ist.

Was sind die Vor- und Nachteile einer agilen Arbeitsweise?

Gerade zu Beginn der Umstellung auf agiles Arbeiten kann es zu Schwierigkeiten kommen, bis genug Erfahrung im Umgang mit dieser neuen Arbeitsweise gesammelt wurden. Schauen wir uns die Vor- und Nachteile in einer Kurzübersicht an:

VorteileNachteile
– Hohe Kundenkonzentration
– Bessere, schnellere Ergebnisse
– Dadurch Wettbewerbsvorteil
– Geringere Projektkosten
– Verbessertes, transparentes Arbeitsklima in den agilen Teams
– Hohe Eigenmotivation
-Erhöht die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber		– Gerade zu Beginn große Veränderungen im Unternehmen
– Neues Verständnis muss geschaffen werden
– Möglicher Leistungs- und Entscheidungsdruck der Mitarbeiter
– Hoher Schulungsbedarf zum Erlernen der Arbeitsweise

Wie gelingt die Umsetzung des agilen Arbeitens?

Wie man an den Vor- und Nachteilen erkennen konnte, entstehen die meisten Probleme bei der Umstellung auf diese neue Arbeitsweise. Es dauert einfach seine Zeit, bis man ein Verständnis und eine neue Unternehmenskultur geschaffen hat, in denen agiles Arbeiten geschätzt wird.

Stellen Sie sich dem holprigen Weg – es wird sich ganz sicher für Sie lohnen. Um dorthin zu kommen, helfen Ihnen sicherlich unsere fünf wichtigsten Tipps:

  1. Umdenken: Um agiles Arbeiten erfolgreich im Unternehmen zu realisieren, müssen alle an einem Strang ziehen. Hierzu bedarf es einer umfangreichen Aufklärung und Schulung. Insbesondere alle Führungskräfte müssen mit im Boot sitzen und möglicherweise ihre neue Rolle begreifen.
  2. Lassen Sie Fehler zu: Agile Teams sind mit einem großen Entscheidungsspielraum ausgestattet. Es ist wichtig, ihnen Vertrauen zu schenken und Fehler zuzulassen. Nur so entsteht eine vertrauensvolle und fruchtbare Zusammenarbeit.
  3. Tools sind wichtige Komponenten: Agile Teams müssen mit allen Arbeitsgeräten und Werkzeugen ausgestattet sein/werden. Nur dann können sie effizient arbeiten und ihrem eigentlichen Zweck nachgehen. Dies beginnt bei der richtigen Software und endet bei gut ausgestatteten Homeoffice-Arbeitsplätzen.
  4. Setzen Sie Facilitator ein: Facilitator sind Menschen, die als Katalysator dienen. Dies sind keine Berater, sondern Motivatoren, Menschen, die das Team zusammenhalten und darauf achten, dass das Ziel nicht aus den Augen verloren wird. Sie helfen dabei, die richtigen Werkzeuge zu nutzen und Meilensteine zu definieren.
  5. Ein agiles Team sorgt für agile Teams: Wenn Sie agiles Arbeiten bei sich im Unternehmen einführen wollen, lassen Sie dies doch durch ein erstes agiles Team als Projekt erarbeiten. Sie lernen dadurch, die Teammitglieder lernen dadurch und die Mitarbeiter sind in diesem Fall die Kunden und werden demnach auch eingebunden.

Fazit – Wie eine Cloudlösung und CBG ihnen beim agilen Arbeiten helfen kann

Nur, wenn agile Teams auch technisch ausreichend ausgestattet sind, können sie ihrer Arbeit effizient nachgehen. Ein agiles Team ohne solche Voraussetzungen ist wie ein Weltklasse-Sprinter, dem die Beine zusammengebunden wurden. Mit Infrastruktur und Anwendungen in der Cloud kann ein Team nicht nur von überall aus agil arbeiten, sondern auch Kapazitäten kurzfristig erweitern, Tools unkompliziert einrichten und alle sonstigen Vorteile der Cloud nutzen.

Die Cloud Business Group ist dabei ihr verlässlicher und erfahrener Partner, der Sie beim Umstieg auf die Cloud begleitet. Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf und lassen Sie uns gemeinsam an Ihrer agilen Zukunft arbeiten.

Quellen:

Sharing is caring!
Teile gerne diesen Beitrag in den folgenden Netzwerken