Total Cost of Ownership (TCO, Gesamtkosten des Betriebs) ist ein Berechnungsverfahren, welches Ihnen dabei hilft, alle anfallenden Kosten etwa für ein Migrationsprojekt nach Microsoft Azure abzuschätzen. Der Kerngedanke hierbei ist es eine Kalkulation zu erhalten, die nicht nur einen zu einseitigen Blick auf die Anschaffungskosten wirft, sondern alle Aspekte der späteren Nutzung (Energiekosten, Reparatur und Wartung) Ihrer IT Infrastruktur in Microsoft Azure im Vergleich zu Ihrer lokalen IT umfasst. Somit können bekannte Kostentreiber oder auch versteckte Kosten möglicherweise bereits im Vorfeld der Migration identifiziert werden. Wichtigste Grundlage für das weitere Verständnis der TCO ist die Unterscheidung zwischen direkten und indirekten Kosten.
Auch wenn Microsoft selbst durchaus seine Finger beim TCO-Verfahren im Spiel hat, ergibt diese Betrachtung aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten durchaus Sinn. Bereits 1987 wurde das TCO-Verfahren durch Bill Kirwin, Research Director der Unternehmensberatung Gartner Inc., im Auftrag von Microsoft entwickelt.
Bei der TCO-Berechnung unterscheidet man zwischen direkten Kosten und indirekten Kosten. Wikipedia greift diese Betrachtungsweise sehr schön auf (Quelle für die direkten und indirekten Kosten: Wikipedia)
Direkte Kosten
Unterteilt werden direkte Kosten nicht in Kostenstellen (wie zum Beispiel Kosten eines IT-Mitarbeiters), sondern in Prozesse, deren Kosten sich grundsätzlich durch Umlage anderer Kostenstellen berechnen lassen können. Typischerweise fallen diese Kosten bei der Beschaffung und Betreuung von IT-Vermögensgegenständen an. Vom betriebswirtschaftlichen Standpunkt aus kennzeichnen sich direkte Kosten durch ihre Budgetierbarkeit. Somit ist ein nachhaltiger Effekt dieser Kosten, unabhängig davon, ob im positiven oder negativen Sinne, auf den Unternehmenserfolg grundsätzlich nachweisbar.
Direkte Kosten am Beispiel eines Arbeitsplatzrechners:
- Anschaffungskosten für Hard- und Software (Abschreibungen oder Leasingraten), Kosten aus Wartungsverträgen mit Herstellern oder Dienstleistern und Kosten für IT-Infrastruktur (Netzwerke, Server) (Hardware and Software Costs)
- alle Prozesse aus dem Bereich Administration und Support (Operation Costs)
- Verwaltungsaufwand (z. B. Asset-Management, Ausarbeitung von Verträgen, Budgetplanung), Koordination von Trainingsmaßnahmen für IT-Personal sowie Endanwender (Administration Costs)
Indirekte Kosten
Indirekte Kosten entstehen nicht aufgrund der Anschaffung oder der Gewährleistung des Betriebes von Investitionsgütern, sondern infolge unproduktiver Nutzung durch den Endanwender. Dabei handelt es sich immer um Prozesse, Vorgänge oder Situationen, welche den Endanwender in seiner Produktivität hemmen. Da sich diese Vorgänge bei allen Endanwendern unterscheiden können, ist die Messbarkeit eines solchen Vorgangs grundsätzlich problematisch. Umstritten ist jedoch, in welchem Umfang diese Kosten für ein Unternehmen zahlungs- bzw. erfolgswirksam sind, also in Form von Ein- oder Auszahlungen den Cash-Flow berühren. Laut Krcmar betragen diese indirekten oder auch nicht-budgetierten Kosten etwa zwischen 23 und 46 Prozent der Gesamtkosten.[8]
Indirekte Kosten am Beispiel eines Arbeitsplatzrechners:
- Anwendungsentwicklung: Entwicklung von eigenen Applikationen (beispielsweise auch Excel-Tabellen uvm.) (Application Development)
- Datenmanagement, sowie Konfiguration des Desktops (File and Data Management)
- Nicht-Verfügbarkeit des betrachteten Systems (Personalkosten bzw. incl. Kosten für entgangene Geschäftstätigkeiten (Opportunitätskosten)) (Downtime)
- Selbsthilfe und Gelegenheitstraining (Casual Learning and Self-Support)
- Trainingsmaßnahmen zur Schulung des Endanwenders in einer bestimmten Applikation (Formal Learning)
- Unterstützung eines anderen unbedarften Anwenders (Peer Support)
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