Im Grunde besteht ein Unternehmen aus Tausenden von Prozessen – von der Einstellung der Mitarbeiter, über das Versenden von Marketingmails bis zu einzelnen Vorgängen bei der Herstellung eines Produktes. Um die Arbeitseffizienz und am Ende auch das Unternehmensergebnis zu steigern, wird ständig an der Verbesserung dieser Prozesse gearbeitet.
Dabei werden die Vorgänge, die das größte Potenzial haben, in aller Regel priorisiert. In unserem nachfolgenden Beitrag gehen wir auf den Begriff der Prozessoptimierung genauer ein, sprechen über die Ziele einer Prozessverbesserung und schauen uns die Methoden an, dies zu erreichen. Anschließend zeigen wir auf, wie die Cloud bei der Prozessoptimierung auf der Basis von Daten einen entscheidenden Beitrag leisten kann.
Was ist Prozessoptimierung genau?
Bei der Prozessoptimierung geht es um eine systematische Verbesserung der Effizienz und Leistungsfähigkeit von Abläufen und Aktionen in einem Unternehmen. Hierbei wird mit unterschiedlichen Methoden vorgegangen, die neue Ideen einbringen, punktuelle Verbesserungen ermöglichen oder aber für eine fortlaufende Optimierung sorgen.
Der Vorgang der Prozessoptimierung ist niemals abgeschlossen – immer wieder sind aufgrund neuer Herangehensweisen oder technischer Optionen neue Verbesserungen möglich. Die Ziele einer Prozessverbesserung sind sehr weit gestreut und richten sich zumeist nach der Art des Unternehmens, dessen Vision und Ausrichtung.
Was sind die Ziele einer Prozessoptimierung?
In den allermeisten Fällen geht es um die Verbesserung des Gesamtergebnisses, aber auch um die Sicherheit der Mitarbeiter, die Produktqualität oder das Image. Bei der Prozessoptimierung werden immer häufiger die Werkzeuge der Digitalisierung, wie beispielsweise die Cloud, eingesetzt. Schauen wir uns die fünf wichtigsten Ziele etwas genauer an:
Verbesserung der Produktivität
Die Verbesserung der allgemeinen Produktivität steht bei den meisten Managern ganz oben auf der Liste. Produktivität kann sich dabei auf die verbesserte Herstellung eines Produktes beziehen, wie auch auf die Optimierung von Arbeitsabläufen. Die hierbei angewandten Maßnahmen müssen dabei stets im Verhältnis zu ihrem Nutzen stehen.
Optimierung von Abläufen
Sehr viele Bereiche im Unternehmen können ihre Abläufe durch die Nutzung von IT-gestützten Automatisierungen optimieren. Hierbei werden Standardaufgaben und Prozesse durch intelligente Software oder cloud-basierter Technik übernommen. Nach einer eingehenden Analyse besonders zeit- oder kostenintensiver Abläufe werden Vorschläge für eine Verbesserung erarbeitet und die beste Methode am Ende umgesetzt.
Fortentwicklung der Kommunikation
Eine gute Kommunikation ist der Kern eines erfolgreichen Unternehmens. Durch die Flut heutiger Informationen und die vielen Möglichkeiten untereinander in Kontakt zu treten, ergeben sich vollkommen neue Wege der Kommunikation intern, mit Partnern und Kunden.
Die Geschwindigkeit des Informationsaustauschs ist dabei immer entscheidender. Bis man eine Antwort auf eine E-Mail erhält, können Tage vergehen. In einem internen Chat auf MS Sharepoint oder MS Teams und ähnlichen Programmen hingegen geschieht dies meist innerhalb von Minuten.
Senkung der Kosten
Gerade die Prozessoptimierung auf Basis von Daten nimmt einen immer größeren Stellenwert ein. Zum einen nimmt die Datenverarbeitung insgesamt stetig zu, zum anderen liegen hier ungeahnte Potenziale. Auch die Verbesserung von Maschinenauslastung und Durchlaufzeiten, die Verkürzung von Wegen oder die Optimierung des Zeitbedarfs für eine Aufgabe helfen dabei, Kosten zu senken.
Verbesserung der Qualität
Bei allen Verbesserungen sollte man jedoch nie die Qualität vernachlässigen oder gar Maßnahmen einleiten, die zwar effizienter sind, aber die Qualität beschneiden. Es geht darum, Fett zu verlieren, jedoch die Muskelmasse zu erhalten und zu stärken. Mit einer guten Qualität hebt man sich von einem Mitbewerber ab – dies ist in einem immer transparenter werdenden Marktumfeld enorm wichtig.
Was sind Methoden zur Prozessoptimierung?
Methoden zur Prozessoptimierung gibt es sehr viele. Auf einige möchten wir nachfolgend etwas genauer eingehen, andere nur kurz anreißen. Jedes Unternehmen muss die für sich am besten geeigneten Methoden finden und einsetzen. Dabei werden in aller Regel mehrere Methoden miteinander kombiniert.
Ideenmanagement
Ein systematisches Ideenmanagement (Verbesserungsvorschlagswesen) im Unternehmen sichert das geballte Potenzial der Mitarbeiter. Niemand hat so tiefe Einblicke in jedes Detail im Unternehmen wie die Mitarbeiter selbst. Durch die Nutzung dieser unglaublich starken Kraft können viele Millionen eingespart werden. Wie das Handelsblatt berichtet, hat allein Volkswagen über 100 Millionen Euro an Einsparungen realisieren können.
Brainstorming, Mindmap und 6-3-5-Methode
Beim Brainstorming geht es zunächst darum, Ideen zu einem Thema zu äußern, ohne diese jedoch zu bewerten. Erst nachdem alle sich von den Ideen der anderen zu weiteren, eigenen Ideen haben inspirieren lassen, beginnt die Phase der Sortierung und Bewertung.
Beim Mindmapping geht es primär darum, Ideen, Bilder, Zeichnungen, Themen etc. zu visualisieren und zu strukturieren. Das Hauptthema wird in die Mitte eines großen Blattes geschrieben und davon ausgehend Themenblasen gebildet, die wiederum immer weiter verzweigen.
Bei der 6-3-5-Methode notieren sechs Teilnehmer jeweils drei Ideen auf einem Zettel und geben diesen fünfmal weiter. Jeder Teilnehmer notiert jeweils drei weitere Ideen zu den Ideen der anderen.
Business-Prozess-Reengineering
Bei dieser radikalen Umstellung geht es um eine vollständige Umgestaltung der wichtigsten unternehmerischen Vorgänge. Viele alteingesessenen Unternehmen arbeiten häufig noch weitestgehend analog. Um den Schritt in eine neue Zukunft zu gehen, werden beispielsweise alle wesentlichen Prozesse im Rahmen des Business-Prozess-Reengineerings in die Cloud verlegt oder zumindest digitalisiert.
DIN 9001, KVP und TQM
Bei allen drei Konzepten der DIN ISO 9001 ff., dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess und dem Total-Quality-Management, geht es um die nachhaltige Qualitätssicherung bei Prozessen. Es geht um die Einbeziehung aller Mitarbeiter im Bestreben, sich ständig zu verbessern. Es geht um die Zentrierung auf den Kunden und die Qualität der Gesamtleistung des Unternehmens.
Alle Methoden gehen davon aus, dass auch kleine Veränderungen viel bewirken können. Es müssen nicht immer bahnbrechende, neue Prozesse sein. Kleinvieh macht eben auch Mist. Viel wichtiger sind Möglichkeiten, schnell und unbürokratisch neue Maßnahmen umzusetzen und nicht erst monatelang darüber zu reden.
Weitere Methoden
Um Ihnen weitere Inspiration zu möglichen sonstigen Methoden zu geben, möchten wir hier einige weitere in Kurzform nennen:
● Lean Production: Ressourcen und Zeit bei der Produktion zu reduzieren, stehen hierbei im Vordergrund.
● Six Sigma: Klar strukturierte Prozesse sollen ein bestimmtes Qualitätsziel sicherstellen.
● 5-S-Methode: Arbeitsplatzgestaltung mit dem Fokus auf Ordnung und Sauberkeit als Basis für ein produktives Arbeiten.
● REFA-Methode: Es geht um die Erforschung von Arbeitsprozessen hinsichtlich der Arbeitskräfte, der Produktionsmittel und Ressourcen. Am Ende soll durch eine Optimierung der Arbeitsleistung eine Kostensenkung erreicht werden.
Prozessoptimierung mithilfe der Digitalisierung
Die Digitalisierung hat die Maßnahmen zur Prozessoptimierung noch weiter beflügelt. Die Möglichkeiten, mithilfe digitaler Werkzeuge Prozesse fortlaufend zu verbessern, sind endlos – dies zeigt sich insbesondere in drei großen Bereichen:
- Schneller, effizienter, sicherer
Durch die Umstellung von analogen auf IT-gestützte Verfahren kann viel Zeit eingespart, Fehlerquellen minimiert und ein sicherer Umgang mit Daten besser gewährleistet werden. Besonders interessant sind SaaS-Angebote, bei denen die Software auf einem dezentralen Server in der Cloud liegt und über den Browser genutzt wird. Die Software wächst mit den Anforderungen, ist immer auf dem neusten Stand und bestmöglich gesichert. - Automatisierung
Sehr viele Arbeitsschritte fallen immer wieder an. Durch die Automatisierung von Prozessen kann enorm Zeit gespart und repetitive Aufgaben minimiert werden. Die Leistung steigt zudem deutlich, da eine Software viele Aufgaben parallel erledigen kann. - KI-gestützte Prozessoptimierung
Intelligente Computersysteme und Anwendungen helfen dabei, große Datenmengen zu analysieren und neue Schlüsse zu ziehen. Die Möglichkeiten, die sich daraus ergeben, sind schier grenzenlos und ermöglichen einen deutlichen Wettbewerbsvorteil.
Fazit – Prozessoptimierung mit CBG
Wie bereits an verschiedenen Stellen erwähnt, bietet die Cloud zahlreiche Möglichkeiten, um eine Prozessoptimierung in sehr vielen Bereichen zu gewährleisten. Prozesse auf der Basis von Daten zu optimieren ist hocheffizient, skalierbar und schnell.
Die Cloud Business Group kann Ihnen dabei helfen, Ihr Unternehmen auf die nächste digitale Ebene zu heben. Wir unterstützen Sie bei der Planung und Implementierung einer Cloud-Lösung ebenso wie im laufenden Betrieb, beim Cloud-Engineering & Architecture und bei Sicherheitsfragen rund um die Cloud. In unserem hauseigenen CloudCampus lernen Ihre Mitarbeiter alles, was man im Umgang mit der Cloud wissen sollte, was Sie noch kompetenter und unabhängiger werden lässt. Sprechen Sie uns gerne jederzeit an.
Quellen:
● https://www.personio.de/hr-lexikon/prozessoptimierung/
● https://der-prozessmanager.de/aktuell/wissensdatenbank/prozessoptimierung
● https://sevdesk.de/blog/prozessoptimierung/
● https://de.wikipedia.org/wiki/Prozessoptimierung
● https://www.flixcheck.de/prozessoptimierung/
● https://industrial-engineering-vision.de/prozessoptimierung/
● https://prozessoptimierung-sprung.de/prozessoptimierung-ueberblick/
● https://www.handelsblatt.com/karriere/verbesserungsvorschlaege-millionen-sparen-mit-hilfe-der-mitarbeiter/6471410.html